Skuteczne wezwanie do zapłaty – co i jak napisać?
Jak napisać wezwanie do zapłaty, które naprawdę działa?
Gdy „przypomnienie” to za mało…
Masz klienta, który nie zapłacił faktury?
Wysłałeś już dwa maile i SMS-a, a on nadal milczy?
To znak, że czas na coś mocniejszego: wezwanie do zapłaty.
Ale uwaga: dobrze napisane wezwanie może załatwić sprawę w kilka dni.
Źle napisane – wyląduje w spamie lub tylko rozjuszy dłużnika.
W tym artykule pokażemy Ci, jak napisać skuteczne wezwanie:
bez prawniczego żargonu, bez straszenia, z szansą na realny efekt.
Co to jest wezwanie do zapłaty i kiedy warto je wysłać?
Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo, które informuje dłużnika, że:
termin płatności minął,
żądasz zapłaty konkretnej kwoty,
i że dasz mu jeszcze ostatnią szansę – zanim podejmiesz kolejne kroki.
Nie trzeba być prawnikiem ani iść do sądu, żeby je wysłać.
Kiedy?
Zazwyczaj: 7–14 dni po terminie płatności, jeśli wcześniejsze przypomnienie nie pomogło.
Jak?
mailem (z prośbą o potwierdzenie),
listem poleconym,
lub przez profesjonalną platformę, np. LawHub.
Dlaczego niektóre wezwania są ignorowane?
Zbyt wielu przedsiębiorców popełnia te same błędy:
Brak konkretów – nie wiadomo, do kiedy, za co i co się stanie.
Zbyt grzeczne lub zbyt ostre – jedno brzmi jak błaganie, drugie jak groźba.
Suchy szablon z internetu – nie budzi żadnych emocji.
Zero presji – a przecież właśnie o to tu chodzi.
Dłużnik ma otworzyć pismo i pomyśleć:
„OK, tu już nie ma żartów. Muszę coś z tym zrobić.”
Jak napisać wezwanie, które działa?
1. Tytuł i nagłówek – jasno i bezpośrednio
👉 Przykład:
Wezwanie do zapłaty – faktura nr 11/2024 z dnia 5.04.2024
Bez kombinowania. Dłużnik musi wiedzieć, o co chodzi od razu.
2. Konkretne dane i termin
Napisz:
jaka kwota
za co (np. „za wykonanie usługi X”)
numer faktury
ostateczny termin zapłaty (np. „do 7 dni od otrzymania pisma”)
3. Ton – spokojny, ale stanowczy
Nie groź sądem.
Użyj tego:
„W przypadku braku wpłaty w terminie sprawa zostanie przekazana do windykacji i mogą zostać naliczone dodatkowe koszty.”
Brzmi lepiej niż:
„W razie nieuregulowania zapłaty kieruję sprawę do sądu i wpisuję Pana do rejestru dłużników”.
4. Daj opcję kontaktu
Dłużnik może nie mieć kasy, ale chcieć się dogadać.
Dodaj jedno zdanie:
„Jeśli potrzebują Państwo rozłożyć płatność na raty – proszę o kontakt mailowy do dnia…”
To nie oznacza słabości. To pokazuje klasę.
Przykład skutecznego wezwania do zapłaty
Wezwanie do zapłaty – faktura nr 11/2024
Szanowni Państwo,
Niniejszym wzywam do zapłaty kwoty 3 690,00 zł brutto wynikającej z faktury nr 11/2024 z dnia 05.04.2024 r., za usługę wykonania projektu graficznego.
Termin płatności minął 20.04.2024 r. – do dziś płatność nie została uregulowana.
Proszę o dokonanie przelewu w terminie 7 dni od otrzymania niniejszego wezwania.
W przypadku braku wpłaty sprawa zostanie przekazana do windykacji, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Jeśli mają Państwo pytania lub potrzebują rozłożenia płatności na raty – proszę o wiadomość najpóźniej do [data].
Z poważaniem,
[Imię i nazwisko / Nazwa firmy]
[Dane kontaktowe]
Najczęstsze błędy, które obniżają skuteczność
❌ „Uprzejmie przypominam…” – dłużnik się cieszy, bo to nie wezwanie.
❌ Brak daty i kwoty – nikt nie wie, czego oczekujesz.
❌ Grożenie sądem – zanim dasz szansę na kontakt.
❌ Pisanie maila bez żadnego załącznika – zero efektu.
❌ Brak tonu „to jest mój ostatni ruch przed kolejnym krokiem”.
Co zrobić, jeśli wezwanie nie działa?
Daj 7 dni od wysłania pisma – nie więcej.
Zadzwoń raz – przypomnij, ale bez dyskusji.
Przekaż sprawę dalej – do windykacji polubownej (np. LawHub).
Od tego momentu masz prawo:
naliczyć odsetki ustawowe
doliczyć rekompensatę 40 euro
zgłosić dłużnika do KRD / BIG
przygotować pozew
Ale często wystarczy samo pismo od zewnętrznej firmy, żeby dłużnik zareagował.
Nie chcesz pisać tego samodzielnie?
Możesz ściągać szablony z internetu, ale…
większość z nich nie działa.
Jeśli chcesz zrobić to raz, a dobrze – skorzystaj z pomocy.
U nas możesz zamówić wezwanie, które:
jest pisane przez prawnika, ale brzmi ludzko
zawiera konkret i presję, ale nie odstrasza
przygotowuje grunt pod kolejne kroki, jeśli dłużnik nie zareaguje
👉 Kliknij tutaj, żeby zamówić wezwanie do zapłaty
LawHub – prawo, które działa w Twoim imieniu.